Cách gửi hàng qua bưu điện từng bước một từ A-Z cho người mới bắt đầu

Gửi đồ qua bưu điện có lẽ là lựa chọn quen thuộc và được biết đến bởi nhiều người, ưu điểm có thể dễ dàng nhận thấy là hệ thống bưu cục rộng lớn, giúp thu gom hàng hóa tận các địa phương. Nếu bạn chưa biết cách gửi hàng qua bưu điện hãy tìm hiểu ngay với các thông tin được chia sẻ trong bài viết này, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi bạn chuẩn bị được đầy đủ các thông tin cũng như nắm được mức phí chuyển đồ bưu điện, gửi phát hàng qua bưu điện mất bao lâu.

Bạn đã hiểu gửi hàng qua bưu điện là gì chưa?

Gửi hàng qua bưu điện là cách gửi hàng thu tiền hộ, hay ship bưu điện người nhận sẽ trả tiền. Người mua hàng khi nhận được sản phẩm và có quyền được xem sản phẩm. Nếu như sản phẩm không có lỗi hoặc đúng đơn hàng thì người mua hàng sẽ thanh toán tiền cho shipper. 

Gửi hàng qua bưu điện là một trong những hình thức vận chuyển hàng hóa phổ biến và được nhiều người kinh doanh bán hàng tin dùng nhất hiện nay. Gửi hàng qua bưu điện được hỗ trợ bởi VNPost – tổng công ty bưu điện Việt Nam, giúp vận chuyển hàng hóa đến toàn bộ 64 tỉnh thành cả nước, thuận tiện nhanh chóng và có độ tin cậy cao.

Các hình thức gửi hàng qua bưu điện

Để thực hiện cách gửi hàng qua bưu điện được nhanh chóng, thuận tiện nhất và là gửi hàng theo hình thức chuyển phát nhanh thông thường hay cách gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ (ship COD), bạn đều cần nắm được các thông tin về quy định hàng hóa được phép gửi, quy cách đóng gói chuẩn, chuẩn bị các thông tin người gửi cũng như người nhận hàng, ngoài ra bạn cũng nên biết về các dịch vụ chuyển phát của bưu điện.

>>> Xem thêm: Ship COD là gì?

Có 3 hình thức chuyển hàng qua bưu điện được áp dụng phổ biến đó là:

• Bưu phẩm đảm bảo: Sử dụng cho việc gửi các công văn, giấy tờ quan trọng. Mã bưu phẩm đảm bảo bắt đầu bằng chữ R (Ví dụ: RM123456VN).
• Chuyển phát nhanh EMS: Sử dụng cho việc gửi các sản phẩm hàng hóa cần được vận chuyển trong thời gian sớm. Mã bưu phẩm chuyển phát nhanh bắt đầu bằng chữ E (Ví dụ: EM123456VN).
• Bưu kiện: Áp dụng cho việc gửi hàng hóa thông thường. Hình thức này phí vận chuyển sẽ rẻ hơn chuyển phát nhanh nhưng thời gian giao hàng sẽ lâu hơn. Mã bưu phẩm của bưu kiện sẽ bắt đầu bằng chữ C (Ví dụ: CM123456VN).

Khi đã nắm rõ được các hình thức mà bưu điện cung cấp, bạn cần lựa chọn cho mình phương thức phù hợp với tình trạng hàng và mong muốn của khách hàng cũng như bản thân bạn. Tiếp theo là những bước chuẩn bị hàng và cách gửi hàng qua bưu điện nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm thời gian nhất.

Cách tính phí gửi hàng qua bưu điện

Phí gửi hàng qua bưu điện không có một mức giá nhất định với từng loại vận chuyển, mà sẽ phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển, khối lượng, kích thước hàng hóa. Để biết được ship hàng qua bưu điện bao nhiêu tiền, bạn truy cập vào đường dẫn dưới đây. Link tra cứu bảng giá gửi hàng qua bưu điện: 

http://www.vnpost.vn/vi-vn/tra-cuu-gia-cuoc 

Tuy nhiên, phí gửi hàng qua bưu điện ở đây chỉ có tính chất tương đối. Để biết chính xác phí ship hàng bưu điện, bạn nên đến các địa chỉ bưu cục gần nhất.

Ví dụ: Bạn muốn vận chuyển 1 bưu kiện có kích thước 5 gam từ nội thành Hà Nội đến nội thành Hồ Chí Minh. Bạn chỉ cần nhập thông tin vào các ô như hình dưới đây, giá gửi hàng bưu điện sẽ hiện ra như hình dưới. 

Lưu ý: Đây là bảng giá ship hàng bưu điện tạm tính, chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và phụ phí.

Các shop online thường xuyên ship COD tỉnh thường thắc mắc về bảng giá ship COD bưu điện. Phí ship COD bưu điện sẽ được tính khi bạn mang hàng ra bưu cục để gửi và phụ thuộc vào giá trị hàng hóa nhưng tối thiểu là 13.000vnđ.

Bảng giá ship COD bưu điện sẽ bao gồm:

• Cước dịch vụ gửi hàng mà bạn lựa chọn (EMS, bưu phẩm,..)
• Phí thu hộ
• Phí chuyển tiền
• Phí chuyển hoàn (nếu người nhận hoàn hàng)
• Phí hàng cồng kềnh (nếu có) và các phí dịch vụ khác

Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện với 4 bước đơn giản

Để gửi hàng qua bưu điện một cách dễ dàng nhanh chóng bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác nhận lại thông tin người nhận

Để có thể gửi hàng qua bưu điện thành công thì thông tin người nhận là điều bắt buộc cần phải có. Thông tin càng cụ thể bao nhiêu thì hàng hóa sẽ dễ dàng đến tay người nhận bấy nhiêu. Nếu địa chỉ người nhận ở những con đường lớn trong những vùng trung tâm thành phố thì dễ dàng tìm thấy, nhưng nếu địa chỉ người nhận ở những vùng sâu vùng xa thì địa chỉ sẽ rất khó tìm. Chính vì thế, đối với một đơn hàng gửi đi tỉnh nào, bạn cũng cần hỏi những thông tin sau đây:

• Tên người nhận hàng (Không phải lúc nào người đặt hàng và người nhận hàng cũng là một, vì vậy bạn cần hỏi chính xác người nhận hàng là ai?).
• Số điện thoại của người đặt hàng và cả người nhận hàng (Nếu hai người là một thì dùng một số điện thoại, nhưng nếu là hai người khác nhau thì cần phải hỏi số điện thoại của từng người).
• Địa chỉ chi tiết của người nhận hàng (chính xác đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố, tỉnh).

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa/ bưu phẩm

Các loại hàng hóa dù là hóa đơn, thư từ hay bưu phẩm khác, bạn cũng cần đóng gói và cho vào phong bì mới có thể thực hiện vận chuyển. Cách gói hàng gửi bưu điện của từng sản phẩm sẽ khác nhau, tùy theo từng mặt hàng. Cân nặng của hàng hóa, bưu phẩm, hình thức vận chuyển (chuyển phát nhanh hay chuyển phát thường) là yếu tố quyết định đến phí ship gửi hàng bưu điện.

Hàng hóa sẽ được để và lưu trong kho qua nhiều chặng. Bởi vậy bạn cần phải bọc hoặc đóng thùng một cách chắc chắn và cẩn thận. Phòng các trường hợp không mong muốn như đồ bị shock (với thiết bị điện tử), bị mẻ do va đập (với hàng dễ vỡ).... Việc bạn tự đóng gói trước ở nhà luôn đảm bảo món đồ gửi đi được bảo quản cẩn thận.

Bạn có thể sử dụng các vật liệu đóng gói như: túi ni lông, màng bọc ni lông, màng xốp hơi, thùng carton… để đóng gói các mặt hàng dễ vỡ. Lưu ý bọc kỹ các góc cạnh của sản phẩm. Vì trong quá trình vận chuyển có rung lắc thì sản phẩm của bạn vẫn an toàn. Ngoài ra bạn có thể dán thêm một dòng phía bên ngoài bọc "Hàng dễ vỡ, xin nhẹ tay" để nhân viên khi chuyển sẽ lưu ý. Đối với các mặt hàng mang tính giấy tờ quan trọng, bạn cần niêm phong trước khi gửi.

Bước 3: Tìm kiếm bưu cục gần cửa hàng nhất để gửi hàng

Bưu điện Việt Nam có hệ thống bưu cục trên toàn quốc, tất cả các địa phương đều có một hoặc nhiều bưu cục, do đó, để tiết kiệm thời gian đi lại, trước khi đi gửi hàng qua bưu điện cho khách, bạn nên tìm kiếm bưu cục gần cửa hàng của mình nhất để đến gửi hàng. Cách tìm kiếm địa chỉ bưu điện rất đơn giản. Bạn chỉ cần truy cập vào đường dẫn: http://www.vnpost.vn/vi-vn/buu-cuc/tim-kiem

Sau đó, bạn nhập thông tin về tỉnh/thành phố, quận/huyện bạn đang kinh doanh và chọn loại dịch vụ mà bạn muốn là dịch vụ gửi bưu kiện trong nước, quốc tế hay bưu phẩm đảm bảo.... danh sách các bưu cục ở khu vực bạn lựa chọn sẽ hiện ra.

Ví dụ: Bạn muốn gửi hàng hóa từ Quận Cầu Giấy, Hà Nội và bạn gửi bưu kiện trong nước. Bạn chỉ cần nhập thông tin như ở hình dưới đây, danh sách các bưu cục có hỗ trợ gửi bưu kiện trong nước ở khu vực Cầu Giấy – Hà Nội sẽ hiện ra.

Khi đến bưu điện, hàng hóa và bưu kiện của các bạn sẽ được nhân viên bưu điện kiểm tra, sau đó báo mức phí cần phải thanh toán cho từng loại hàng hóa. Sau khi đã kiểm tra hàng hóa bạn sẽ nhận phiếu thông tin từ nhân viên bưu điện. Nhiệm vụ của các bạn là điền đầy đủ thông: người gửi, người nhận, địa chỉ, số điện thoại người nhận... phiếu thông tin này sẽ có bản sao dành cho khách hàng để đối chiếu khi cần thiết.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục gửi hàng bưu điện

Tiếp theo bạn sẽ cân thanh toán cước phí dịch vụ cho nhân viên hỗ trợ, bạn cần giữ phiếu vận chuyển để có thể nhận thanh toán tiền COD hoặc sử dụng khi cần thiết. 

Bước cuối cùng, các nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra lại một lần nữa các thông tin. Để hàng không thất lạc, địa chỉ của người gửi và người nhận cần chính xác. Bên cạnh đó cũng sẽ xác nhận cách gửi hàng hóa của bạn tại bưu điện. Nếu các thông tin chính xác thì bạn đã hoàn tất thủ tục gửi hàng.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đặt Grab giao hàng đúng chuẩn

Cách nhận tiền ship COD bưu điện

Cách nhận  tiền ship COD bưu điện vô cùng đơn giản và dễ dàng giúp chủ shop có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên, nếu không hiểu rõ về quy trình, cách trả tiền ship cod bưu điện, rất có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian do thiếu giấy tờ hoặc đến không đúng thời điểm. 

Sau khi xem hàng gửi bưu điện đã được giao thành công cho khách hàng, bạn mang theo chứng minh thư và hóa đơn gửi hàng đến bưu điện, nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra và đối chiếu dữ liệu. Nếu thông tin chính xác, bạn sẽ ký và nhận tiền ship COD bưu điện. Hiện nay, bưu điện đang cung cấp hai hình thức hoàn trả tiền COD, giúp chủ shop có thể lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình bao gồm:

• Nhận tiền mặt trực tiếp: bạn có thể đến trực tiếp bưu điện nơi mình sinh sống xác nhận giấy tờ và nhận tiền trực tiếp từ bưu điện khi đơn hàng thành công
• Thanh toán qua chuyển khoản: đây là hình thức thanh toán khá thuận tiện nhưng bạn sẽ phải chịu một khoản phí nho nhỏ của ngân hàng khi sử dụng dịch vụ. Đơn vị vận chuyển sẽ thanh toán số tiền ship cod của bạn vào tài khoản trong khoảng thời gian cố định ngay sau khi đơn hàng được xác nhận giao hàng thành công.

Thời gian làm việc của bưu điện

Tuy bưu điện là cơ quan trực thuộc Nhà nước nhưng thời gian làm việc cũng được sắp xếp tương đối linh động để bạn có thể thuận tiện gửi hàng hơn, kể cả ngoài giờ hành chính. Nắm rõ thời gian mở cửa của bưu điện sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc, tránh cất công đến rồi lại đi về. Thời gian làm việc của bưu điện được ghi cụ thể trên website như sau:

• Sáng: Từ 7h30 – 12h00
• Chiều: Từ 13h00 – 19h00

Hầu hết các bưu điện đều làm việc từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7, còn chiều thứ 7 và chủ nhật bưu điện sẽ không làm việc. Tuy nhiên, thời gian làm việc của bưu điện có thể khác nhau. Ở những điểm giao dịch lớn, bưu điện có thể làm việc từ 6h30, đóng cửa lúc 20h00 và có thể làm việc cả ngày chủ nhật, ngày lễ, tết. Bạn nên biết rõ thời gian làm việc của bưu điện mình thường xuyên giao dịch.

Thời gian làm việc của bưu điện Hà Nội

• Từ thứ 2 – Thứ 7: Thời gian làm việc từ 7h30 – 19h00
• Chủ nhật và ngày lễ: Thời gian làm việc từ 8h00 – 18h00.

Thời gian làm việc của bưu điện Thành phố Hồ Chí Minh

Các điểm giao dịch thuộc hệ thống bưu điện thành phố Hồ Chí Minh mở cửa sớm nhất lúc 7h và đóng cửa muộn nhất lúc 19h. Để biết chính xác thời gian làm việc của các điểm giao dịch ở Hồ Chí Minh, bạn hãy gọi đến hotline: 1900 54 54 81 để được tư vấn tận tình nhé.

Mất bao lâu thì có thể nhận được hàng ship qua bưu điện?

Sau khi hoàn thành phiếu gửi hàng, nhân viên bưu điện sẽ xác nhận lại với bạn một lần nữa về thông tin người gửi, người nhận, phí gửi hàng qua bưu điện của bạn. Đồng thời, nhân viên cũng sẽ thông báo cho bạn biết thời gian gửi hàng dự kiến hàng qua bưu điện mất bao lâu để bạn có thể báo với khách hàng của mình chú ý thời gian nhận hàng.

Thời gian gửi hàng bưu điện mất bao lâu mới nhận được phụ thuộc vào hình thức vận chuyển mà bạn lựa chọn cũng như địa chỉ nhận:

• Đối với gói dịch vụ gửi hàng qua bưu điện bằng chuyển phát nhanh: Thời gian giao hàng tối đa là 48 giờ (tức là 2 ngày) khách hàng sẽ nhận được hàng.
• Đối với dịch vụ chuyển phát thường: Thời gian giao hàng tối đa là 7 ngày khi vận chuyển từ các tử phía Bắc vào Nam. Nhưng thời gian gửi hàng mất bao lâu còn phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển.

Thông thường, bạn gửi hàng bưu điện với dịch vụ chuyển phát nhanh EMS thì thời gian gửi hàng là 6h - 12h nếu gửi cùng tỉnh/thành phố và 12h - 18h đối với các đơn ship đi tỉnh.

Những lưu ý khi gửi hàng qua bưu điện

Tất cả hàng hóa và bưu phẩm trước khi gửi đi đều được bộ phận nhân viên bưu điện kiểm tra kỹ, để tránh mất thời gian, khách hàng cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

• Cung cấp thông tin rõ ràng, đầy đủ: Để tránh trường hợp không liên lạc được với người nhận, địa chỉ người nhận không cụ thể, rõ ràng nên buộc người gửi phải cung cấp chính xác thông tin địa chỉ người nhận.
• Xác định loại hàng hóa cần gửi: Hàng hóa gửi đi phải được xác định, phân loại chính xác rõ ràng: thư mời, công văn, bưu phẩm, tài liệu, hàng dễ vở như thủy tinh, gốm, chất lỏng hoặc các mặt hàng có giá trị cao. Tùy thuộc vào từng mặt hàng mà phí gửi cũng phải khác nhau.
• Xác định khối lượng, tình trạng đóng gói cả hàng hóa: Tát cả các mặt hàng trước khi gửi bằng đường bưu điện phải được kiểm tra trọng lượng để tính phí vận chuyển. Hàng hóa, bưu phẩm phải được đóng gói cẩn thận, nhất là đối với những mặt hàng có giá trị dễ vỡ.
• Những sự cố có thể xảy ra khi gửi hàng qua bưu điện: Hàng hóa và bưu phẩm khi được gửi đi từ đường bưu điện đôi lúc cũng xảy ra những sự cố bất ngờ như: đỗ vỡ, thất lạc, không liên hệ được với người nhận, hàng bị trả lại, thời gian vận chuyển lâu hơn so với dự kiến.... Nếu không may xảy ra những trường hợp này các bạn phải liên hệ trực tiếp đến bưu điện để được xử lý kịp thời.

Trên đây là cách gửi hàng qua bưu điện và những thông tin giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn. Tóm lại khi gửi hàng qua bưu điện các bạn nên làm đúng theo quy trình để giúp việc vận chuyển hàng đi đến tay người nhận trong thời gian sớm nhất và thuận lợi nhất. Mong rằng những chia sẽ trên đây sẽ giúp ích cho các bạn trong lần đầu gửi hàng qua bưu điện.

Phần mềm quản lý bán hàng Salekit chúc các bạn gửi hàng qua bưu điện thành công