Để trở thành trưởng phòng hành chính nhân sự cần những yếu tố nào?

Nhắc đến sự thành công của một doanh nghiệp, người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực con người, trước cả nguồn vốn, tài chính… Điều đó khẳng định tâm quan trọng của công việc quản trị nhân sự, quản lý nguồn lực công ty, quản lý các nhân viên và các cán bộ khác trong doanh nghiệp.

Do đó, nhân sự hay nguồn lao động trong doanh nghiệp có vai trò hết sức to lớn và là yếu tố đặc biệt quan trọng quá trình hoạt động và sáng tạo của tổ chức. Và điều tất yếu để duy trì và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thì hoạt động quản lý hành chính nhân sự phải được ưu tiên hàng đầu.

Vậy là một nhân viên hành chính sự cần có những kỹ năng gì? Chân dung của một vị trưởng phòng hành chính nhân sự là như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu với SaleKit nhé!

Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng trong sự phát triển của một công ty, một doanh nghiệp. Nhắc đến sự thành công của một doanh nghiệp người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực con người, nguồn lực con người còn được xem trọng hơn cả những nguồn lực về tài chính, nguồn lực về vốn…điều đó cho thấy việc quan trị nhân sự, bộ phận hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng và được xem là xương sống của doanh nghiệp nó là bộ phận quản lý nhân viên, có sự kết nối mật thiết với các bộ phận khác của doanh nghiệp.

Nhân viên hành chính nhân sự đảm nhiệm chức năng của sự tổ hợp hai nhiệm vụ giữa “Hành chính” và “Nhân sự”, nghĩa là bạn sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với các công việc liên quan tới thủ tục hành chính nói chung của công ty và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên. 

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay ít quan tâm và thường chủ quan với bộ phận nhân sự hành chính chính vì vậy mà bộ phận nhân sự hành chính chưa phát huy hết được khả năng của mình. Để công ty phát triển mạnh thì ngày từ khi thành lập người lãnh đạo cần phải đào tạo và phát triển mạnh bộ phận hành chính nhân sự của công ty mình. Để làm hành chính nhân sự thì dễ nhưng làm tốt và làm giỏi thì không phải ai cũng có thể làm được.

Điều kiện cần và đủ để của một một nhân viên hành chính nhân sự

Để trở thành một nhân viên giỏi trong bất cứ ngành nghề, lĩnh vực nào đi nữa, bao gồm cả lĩnh vực hành chính nhân sự, các yếu tố quan trọng nhất là kỹ năng xã hội, kỹ năng nghề nghiệp và quan trọng là thái độ của bạn.

1. Kỹ năng giao tiếp tốt

Khi nói đến nghề hành chính nhân sự không thể bỏ qua kỹ năng giao tiếp, đây là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng. Nghề nhân sự liên quan đến con người, giao tiếp và làm việc giữa người với người trong một tập thể. Với vai trò là nhân viên hành chính nhân sự trong một công ty, doanh nghiệp, bạn phải thật khéo léo trong cách ứng xử cũng như giao tiếp, đôi khi còn phải bỏ qua cái tôi của mình để làm sao đôi bên cùng cảm thấy hài lòng.

2. Kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn xung đột

Trong một doanh nghiệp, công ty, môi trường làm việc lớn thì những xung đột, cãi vã là điều không thể tránh khỏi. Đây cũng là cơ hội để những người làm hành chính nhân sự thể hiện rõ vai trò của mình trong việc dàn xếp, giải quyết các xung đột nơi công sở. 

Để giải quyết các xung đột nơi công sở không hề đơn giản, đòi hỏi bên hành chính phải thu thập các thông tin, xác định nguyên nhân và tìm cách cởi nút các vấn đề, thương lượng làm sao để cả 2 bên xung đột đều cảm thấy hài lòng và được tôn trọng. 

3. Kỹ năng tổ chức

Một phần công việc của nhân viên hành chính nhân sự liên quan đến việc xử lý giấy tờ, văn bản, bao gồm quản lý các công văn giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ người lao động... Chưa hết, các điều khoản, quy định và luật lao động liên tục thay đổi... Tất cả đòi hỏi một nhân viên hành chính phải có kỹ năng tổ chức và quản lý các giấy tờ một cách an toàn và khoa học.

4. Đạo đức của người làm nhân sự

Kỹ năng cũng như phẩm chất tiếp theo của một nhân viên hành chính nhân sự phải kể đến đạo đức nghề nghiệp. Là người được chủ lao động tín nhiệm và tin tưởng, chia sẻ các thông tin bí mật liên quan đến công ty cũng như các thông tin về mức lương của từng nhân viên. Đạo đức của một người làm hành chính nhân sự không cho phép họ chia sẻ hoặc tiết lộ thông tin cho bất kỳ nhân viên nào trong công ty, tránh tình trạng đố kỵ, ganh tị nơi công sở.

Mặc dù đây chưa phải là tất cả các kỹ năng của người làm hành chính, nhưng đó là các kỹ năng cần thiết để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp. Công việc nhân viên hành chính nhân sự để có thể thực hiện tốt, bắt buộc bạn phải có kỹ năng và trình độ chuyên môn nhất định. Đương nhiên ở mỗi ngành, mỗi nghề trong quá trình thực hiện công việc cũng sẽ có những khó khăn, bản thân mỗi chúng ta phải biết vượt qua khó khăn để hoàn thành tốt công việc của mình.

Và khi kinh nghiệm đã dày dặn, trưởng thành, sau một vài năm bạn hoàn toàn có thể trở thành chuyên gia trong ngành nghề này hoặc trở thành một quản lý - trưởng phòng hành chính nhân sự.  

Vậy kinh nghiệm nào giúp bạn từ một người nhân viên có thể "ngồi lên" chức trưởng phòng? Nghe rất oách đúng không, nhưng cũng là cả một quá trình rèn rũa, trau dồi đó, không ai có thể "một bước thành tiên" luôn được đâu nhé. 

5 yếu tố giúp bạn từ một người nhân viên trở thành trường phòng hành chính nhân sự 

Nếu chỉ trở thành một nhân viên hành chính nhân sự thông thường thì không có quá nhiều yêu cầu khắt khe nhưng để trở thành một chuyên gia bạn cần hội tụ nhiều tố chất khác nhau. Bạn phải là người nhanh nhẹn, khéo léo, khả năng giao tiếp tốt. Công việc đặc trưng của vị trí hành chính nhân sự là làm việc trực tiếp với con người chứ không phải máy móc hay sản phẩm nên bạn cần phải mềm mỏng và nhanh nhạy trong phản ứng và giải quyết các vấn đề. Bên cạnh đó bạn phải là người tỉ mẩn, chăm chỉ và chịu áp lực làm việc cao. 

Có thể nói chức trưởng phòng hay giám đốc là mục tiêu của rất nhiều người, và để có thể trở thành "một người trên vạn người, dưới một người" như thế, yếu tố cần thiết đầu tiên đó chính là thời gian. Bạn có biết rằng hầu hết những người trưởng phòng, giám đốc, chủ của một doanh nghiệp đều trải qua quá trình làm việc là một người nhân viên. Chính sự trải nghiệm của bản thân là giá trị quý báu nhất của mỗi người mà không có trong sách vở nào.

Ngoài yếu tố là thời gian thì để trở thành một trường phòng hành chính nhân sự, còn có 5 yếu tố sau:

1. Sự đa nhiệm

Khi nói đến tố chất để trở thành trưởng phòng hành chính nhân sự thì đầu tiên nên đề cập đến khả năng "đa nhiệm". Trong đó, khả năng tổ chức và quản lý cần linh hoạt, hoàn thành tốt nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Trong một khoảng thời gian nhất định, trưởng phòng nhân sự cần phải giải quyết hết những "trọng trách" được giao từ tuyển dụng đầu vào đến việc đánh giá, bồi dưỡng, sa thải cũng như xây dựng văn hóa trong môi trường làm việc nhằm phát triển và duy trì nguồn nhân sự phát triển ổn định.

2. Đánh giá và định hướng

Khả năng đánh giá năng lực và định hướng phát triển cho nhân viên là tố chất quan trọng mà một trưởng phòng nhân sự giỏi cần có. Người trưởng phòng nhân sự là trực tiếp làm việc với con người, phát triển nguồn nhân lực cho công ty. Vì thế, làm việc ở vị trí này cần biết cách khai thác và đánh giá năng lực đúng đắng, có thể định hướng được cho việc phát triển khả năng của nhân viên.

Mỗi nhân viên sẽ có những ưu điểm và nhược điểm không giống nhau, do đó phát triển đúng nhân lực, phát huy được thế mạnh của từng nhân viên trong doanh nghiệp sẽ thúc đẩy sự phát triển chung và cũng là điểm mấu chốt đánh giá năng lực trưởng phòng hành chính nhân sự.

3. Sự tận tâm

Tố chất quan trọng không kém của những trưởng phòng hành chính nhân sự đó chính là sự tận tâm với nghề. Ở bất kì ngành nghề nào, nếu muốn gặt hái được nhiều thành công thì bạn cần "cống hiến" hết mình vì công việc, cần cái "tâm" cho những mục tiêu đang hướng đến. Sự tận tâm được hiểu như là luôn hết mình với những nhiệm vụ được giao cũng như quan tâm đến toàn thể nhân viên trong công ty mình. Gạt bỏ những lợi ích cá nhân và nghĩ đến lợi ích chung là nghĩa cử cao đẹp để thể hiện trách nhiệm và lòng yêu nghề.

4. Giao tiếp tốt, hiểu biết rộng

Giao tiếp ở đây không chỉ giao tiếp bằng lời nói mà trên cả văn bản. Kĩ năng giao tiếp lưu loát, trôi chảy sẽ khiến cho người đối diện cảm thấy bạn là một người đáng tin cậy. Bên cạnh đó, trưởng phòng hành chính nhân sự cần biết giữ bình tĩnh trước những tình huống mất kiểm soát, xử lý vấn đề hợp tình hợp lý.

Ngoài ra, một trưởng phòng hành chính nhân sự giỏi cần am hiểu các kiến thức xã hội, những vấn đề liên quan đến pháp luật như luật lao động, quy định về bảo hiểm y tế-xã hội, thuế thu nhập cá nhân… để kịp thời thông tin và tư vấn một cách chính xác khi nhân viên của mình có những thắc mắc cần giải đáp.

5. Ngoại ngữ

Khi mà thế giới đang trong công cuộc hòa nhập thì vấn đề học thêm ngôn ngữ mới luôn được ưu tiên hàng đầu. Nếu trước kia, người Việt không chú trọng đến tiếng Anh thì trong thế kỷ 21 này, nếu bạn không có trong mình một vốn tiếng Anh nhất định thì bạn đã "tụt hậu" so với đối thủ rất nhiều lần rồi.  

Và điều này cũng đúng khi bạn là một trưởng phòng nhân sự giỏi, các kĩ năng giải quyết vấn đề và "nhãn quan" nhìn người thực sự nổi trội nhưng hãy hình dung nếu như nhân viên của bạn là người nước ngoài và bạn không thể trao đổi, giao tiếp được với họ hay phải xử lý những văn bản dài ngoằng không phải tiếng Việt. Vì vậy yếu tố ngoại ngữ cần được đầu tư ngay từ đầu để có thể đáp ứng được công việc cũng như không bỏ lỡ những cơ hội việc làm tốt.

Để trở thành một trưởng phòng hành chính nhân sự không quá khó, nhưng để thành công bạn cần nỗ lực hết mình và trau dồi nhiều kiến thức hơn nữa.

Chúc bạn thành công!