Những điều cần biết khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một trong những giấy tờ quan trọng dùng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong khâu lưu thông vận chuyển đồng thời có ý nghĩa trong công tác quản lý nội bộ.

Tuy nhiên, trong kinh doanh không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ và sử dụng đúng đắn những loại giấy tờ này nên thường bị thanh tra quản lý thị trường phạt. Chính vì vậy, câu hỏi được mọi người quan tâm hiện nay là: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì? Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hiện nay như thế nào? Khi sử dụng cần lưu ý những gì?

Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn đọc tất cả các thông tin từ A – Z giúp các doanh nghiệp, cơ quan sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ một cách hiệu quả và đúng theo quy định của pháp luật. Cùng tham khảo nhé.

Khái niệm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ kèm theo hàng hóa làm căn cứ lưu thông trên thị trường khi doanh nghiệp chưa, hoặc các trường hợp không phải xuất hóa đơn, nhằm tránh bị thanh tra, quản lý thị trường, công an kinh tế xử phạt.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được in và phát hành giống như hóa đơn. Do đó, khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, doanh nghiệp phải đăng ký phát hành, quản lý và báo cáo tình hình sử dụng (chung với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn) về cơ quan thuế như là hóa đơn.

>>> Xem thêm: Gợi ý cách sắp xếp kho hàng nhanh - gọn - lẹ, dễ tìm hiếm hàng hóa

Khi nào nên sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?

Theo điểm 2.6 Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sử dụng trong một số trường hợp sau:

• Xuất hàng hóa đi gia công.
• Xuất, điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị, chi nhánh hạch toán phụ thuộc với nhau.
• Xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu.
• Xuất hàng hóa giao cho doanh nghiệp nhận ủy thác nhập khẩu.
• Xuất hàng trả ủy thác nhập khẩu khi hàng hóa chưa nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu.
• Xuất gửi hàng đại lý cho doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý.

Doanh nghiệp xuất hàng hóa cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc có thể sử dụng hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cần lưu ý các vấn đề sau:

• Nếu chi nhánh (hoặc cửa hàng) phụ thuộc không thực hiện hạch toán kế toán khai thuế GTGT về trụ sở chính, khi trụ sở xuất hàng hóa về chi nhánh xuất bằng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (không xuất hóa đơn); định kỳ chi nhánh (cửa hàng) lập bảng kê bán hàng hóa tiêu thụ về trụ sở chính để trụ sở chính xuất hóa đơn cho khách hàng ghi doanh thu.
• Nếu chi nhánh phụ thuộc tự kê khai thuế GTGT (khác tỉnh với trụ sở chính) tại địa phương thì khi xuất hàng cho chi nhánh, trụ sở chính có thể xuất hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; nếu trụ sở chính xuất hàng cho chi nhánh bằng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì phải xuất lại hóa đơn GTGT để chi nhánh có căn cứ kê khai, khấu trừ thuế.

Quy định sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Theo điểm 2.6 Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như sau:

"2.6. Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

1. a) Sử dụng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;
2. b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.

Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế GTGT khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng thực hiện kê khai nộp thuế GTGT đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT của cơ sở giao hàng xuất cho.

Trường hợp các đơn vị trực thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị trực thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không sử dụng hóa đơn GTGT".

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là mẫu phiếu được lập ra để xuất kho hàng hóa kiêm vận chuyển nội bộ. Mẫu phiếu nêu rõ tên tổ chức, cá nhân lập phiếu, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, xuất nhập tại kho nào.

Mẫu phiếu được ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Nội dung cơ bản của mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ có thông tin như ảnh dưới đây.

Chú ý: Muốn sử dụng loại phiếu này, bạn cần làm như sau:

• Cách 1: Làm công văn liên thuế để mua
• Cách 2: Tự đặt in nhưng phải thông báo phát hàng với cơ quan thuế

Bạn sử dụng và báo cáo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như hóa đơn nhé.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có phải ghi đầy đủ thông tin không?

Về nguyên tắc chứng từ, kế toán phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, tuy nhiên với phiếu xuất kho hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì có thể chỉ ghi tên hàng hóa, số lượng mà không ghi đơn giá, thành tiền (chưa có, hoặc không muốn công khai giá vốn) vẫn được cơ quan thuế thông qua. Bạn có thể tham khảo Công văn 1870/TCT-CS ngày 21/05/2014 của Tổng cục thuế để biết thêm thông tin chi tiết.

Tùy từng cách tính giá xuất kho mà các doanh nghiệp sẽ có những cách ghi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khác nhau. Giá xuất kho (giá vốn) thường là mục khá nhạy cảm nên một số doanh nghiệp chỉ ghi số lượng và tránh ghi đơn giá. Với những doanh nghiệp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ, thì cuối kỳ mới có (tính) giá xuất kho để có thể ghi vào phiếu xuất.

Cũng có rất nhiều trường hợp phiếu xuất kho kiêm vận bộ nên được ghi đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu để tiện ghi sổ kế toán cũng như có căn cứ quy trách nhiệm vật chất nếu các bên liên quan làm hư hỏng, mất mác hàng hóa…

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có cần đóng dấu không?

Với các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần hết sức chú ý đến vấn đề này. Để trả lời câu hỏi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có cần đóng dấu không bạn cần căn cứ theo hướng dẫn tại điểm b khoản 3 điều 4 thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:

” b. Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

• Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
• Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
• Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.
• Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.”

Theo điểm 4 phụ lục 1 thông tư 39 có quy định:

” 4. Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm:

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ;
• Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý…”

Vậy trường hợp mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo mẫu tại thông tư số 39/2014/TT-BTC không có tiêu thức dấu của người bán thì doanh nghiệp có thể tiến hành đóng dấu treo ở Góc trên, bên trái.

Bài viết trên đây là tất tần tật các thông tin về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng thông qua bài viết này bạn sẽ biết cách sử dụng các loại giấy tờ này một cách hiệu quả và an toàn. Salekit chúc bạn kinh doanh thành công.