Những điều cần biết về quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp càng lớn thì lượng hồ sơ, giấy tờ cần lưu trữ càng nhiều. Lưu giữ hồ sơ là một khâu khá là quan trọng và cấp thiết trong các doanh nghiệp để phòng tránh được những rủi ro không cần thiết, cũng như giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí, tạo nên giá trị cho tương lai. Tuy nhiên để lưu trữ hồ sơ một cách, ngăn nắp, khoa học để tìm kiếm một cách nhanh chóng, dễ dàng thì không phải là điều dễ dàng. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn đọc quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp một cách chi tiết nhất. Cùng tham khảo nhé.

Tầm quan trọng của các loại hồ sơ trong doanh nghiệp

Hồ sơ giấy tờ là một loại tài sản có giá trị của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học. Bởi vì  phải có các hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất, kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.

Đồng thời, chúng còn giúp cho việc nghiên cứu tình hình, thống kê, kiểm tra, thiết lập vật tư, hàng hóa, tiền vốn đều thông qua việc quản lý hồ sơ, tài liệu. Việc xây dựng các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tiền lương, tiêu chuẩn và định mức cũng cần sự góp sức của tài liệu, hồ sơ lưu trữ. Đây được coi là minh chứng xác thực, đối chiếu chính xác trong các trường hợp cần thiết.

Những phương thức lưu trữ hồ sơ hiện nay

Vì là những giấy tờ quan trọng nên chúng được lưu trữ rất cẩn thận và chi tiết. Chúng ta có thể lưu trữ hồ sơ theo những phương thức sau đây:

Lưu trữ trong thùng hồ sơ

Với các loại hồ sơ lâu năm cố định, ít phải trích lục thì bạn nên lưu trữ trong các thùng hồ sơ có nắp đậy và sử dụng những mẩu giấy ghi chú cho từng loại hồ sơ khác nhau.

Lưu trữ trong tủ hồ sơ

Dùng các loại tủ để lưu trữ hồ sơ là một trong những cách làm được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Tủ hồ sơ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích thước và phân chia lĩnh vực các loại hồ sơ cũng dễ dàng hơn. Bên ngoài mỗi ngăn bạn hãy dán giấy để chia theo từng loại để dễ quản lý và tìm kiếm.

Nếu văn phòng bạn không có nhiều diện tích, bạn cũng có thể dùng những tủ hồ sơ nhiều ngăn treo trên tường. Ưu điểm của loại tủ hồ sơ này là tiết kiệm không gian, và chứa được khá nhiều hồ sơ.

Lưu trữ trong các loại bìa, bì đựng phù hợp

Tùy theo tính chất của hồ sơ dự án mà bạn chọn cho doanh nghiệp mình các loại bìa, bì đựng phù hợp. Với những loại hồ sơ lâu năm, ít phải lấy ra thì bạn có thể chọn những loại bìa còng. Bạn cũng có thể lưu trong những bì thư A4 có hoặc bằng kẹp giấy cũng được.  

Quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Phân loại hồ sơ

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm nhiều loại và có giá trị khác nhau. Để lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ bạn cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định và có quy trình lưu trữ phù hợp. Việc phân loại khoa học, hợp lý sẽ giúp cho việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực. Hồ sơ trong doanh nghiệp hiện được phân loại theo:

Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng

• Các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp...
• Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
• Các công văn, giấy tờ "đi” và “đến" hàng năm.
• Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa...
• Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
• Các loại giấy tờ, văn bản khác.

Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

• Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp.
• Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.
• Hồ sơ về tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
• Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động.
• Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động...
• Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp.

Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD

• Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp.
• Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
• Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm...
• Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

• Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
• Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ...

Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

• Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
• Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
• Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
• Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
• Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán...

Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

Sắp xếp các loại hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Bạn có thể sắp xếp các loại hồ sơ theo cách như sau:

• Sắp xếp theo thời gian: sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.
• Sắp xếp theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.
• Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…
• Sắp xếp theo phòng ban, lĩnh vực.

Lập danh mục quản lý

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống, khoa học hồ sơ của doanh nghiệp. Thông qua các danh mục này, bạn có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ một cách nhanh chóng. Bạn nên tạo một danh mục cụ thể, đưa sơ đồ đó vào máy tính để khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên đó và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy. Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

Cách lưu trữ hồ sơ

Bạn nên lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định và có thể dùng bút đánh số ở ngoài các hồ sơ lưu trữ. Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự. Hoặc cũng có thể tạo bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Nên tạo thêm một bản mềm trên máy tính với folder chi tiết.

Theo dõi và cập nhật

Đây là quá trình bạn cần phải đặc biệt chú trọng, liên tục cập nhật các bộ hồ sơ mới vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữ. Bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu trong những bộ hồ sơ hiện có và kiểm tra hồ sơ định kỳ. Nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thông báo trước 1 - 2 ngày.

Công việc sắp xếp, quản lý hồ sơ tưởng như đơn giản nhưng lại rất khó khăn. Việc nhận thức đúng đắn giá trị của hồ sơ, tài liệu để quản lý, khai thác và sử dụng phù hợp sẽ góp phần tích cực thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ từ bài viết trên đây bạn sẽ nắm bắt được quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp hiện nay.

Phần mềm quản lý bán hàng Salekit chúc bạn thành công.