Top 7 kỹ năng cần có của một nhân viên CSKH chuyên nghiệp

Để SaleKit kể cho bạn nghe một câu chuyện: 

Ở Mỹ, có một người bán ô tô lừng danh tên là Guillard. Ông nổi tiếng trong giới bán xe hơi vì vượt qua nhiều đại lý khác về lượng xe bán ra hàng năm. Mỗi năm Guillard bán được 14.000 chiếc xe hơi. Một lần có một vị khách đến mua xe. Guillard đã giới thiệu với ông ta một mẫu xe mới. Cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ và sắp đi tới thỏa thuận. Bất chợt vị khách đổi ý không mua nữa. Guillard nghĩ mãi không hiểu tại sao. Ông liền căn cứ card visit của vị khách và tìm đến nhà để hỏi rõ. 

Thấy sự chân thành cầu thị ở người bán hàng, vị khách nói thực: “Tôi quả thật định mua xe. Nhưng trước khi ký ngân phiếu tôi có kể cho anh nghe về việc mua chiếc xe này cho con trai tôi. Cháu sắp tốt nghiệp đại lọc Kỹ thuật Michigan và là cầu thủ bóng chày nổi tiếng ở trường.Tôi hào hứng kể vì đó là niềm tự hào của tôi. Nhưng anh chẳng nghe tôi nói lại còn quay ra cười đùa với những người khác. Tôi rất bực mình vì dường như anh không quan tâm tới tôi nữa mà chỉ quan tâm tới việc bán được xe của anh mà thôi". Guillard lặng người. Hóa ra chỉ vì thiếu sự quan tâm chia sẻ niềm vui của khách hàng mà anh bỏ lỡ một cơ hội.

Từ câu chuyện trên, việc chăm sóc khách hàng trong khâu bán hàng là một điều cực kỳ quan trọng, nó sẽ dẫn đến việc bạn có thể bán được hàng hoặc là bị khách hàng "say no" vào phút chót. Vậy để có thể trở thành một nhân viên bán hàng hay chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp như ông Guillard kia thì bạn cần "dắt túi" những kỹ năng nào? Cùng Salekit tìm hiểu nhé!

Những kỹ năng cơ bản cần có ở một nhân viên chăm sóc khách hàng

1. Kỹ năng trả lời nhanh câu hỏi của khách hàng 

Một trong những kỹ năng thiết yếu được yêu cầu đối với ngành nghề này đó là kỹ năng trả lời nhanh câu hỏi của khách hàng, hãy chắc chắn rằng những câu hỏi khách hàng đặt đến đều được bạn phản hồi ngay lập tức. Tuy nhiên, việc trả lời nhanh của bạn cũng phải có căn cứ không thể trả lời linh tinh được, bạn cần chắt lọc thông tin để đưa ra thông tin hữu ích cho khách hàng. 

2. Linh hoạt trong phục vụ khách hàng 

Trên thực tế, một nhân viên chăm sóc khách hàng không ngày nào là không phải giải quyết những vấn để khó xử, những tình huống bất ngờ xảy ra như vậy buộc nhân viên phải linh hoạt điều hướng khách hàng hạn chế tối thiểu tình trạng làm mất lòng khách hàng. Bởi chỉ khi bạn hiểu tâm lý khách hàng, biết khách hàng cần và có nhu cầu gì lúc đó bạn mới biết mình nên tư vấn và cung cấp thông tin gì cho khách hàng.
Nhiều người nghĩ chỉ cần hiểu bản mô tả công việc của nhân viên khách hàng là đã có thể biết mình cần phải làm gì. Tuy nhiên, không phải như vậy, ngoài những kiến thức chuyên môn ra bạn cần phải có những kỹ năng cơ bản; có như vậy bạn mới có thể phát triền tốt hơn trong ngành này. 

Để đảm bảo sơ yếu lý lịch chuyên nghiệp của bạn sẽ hỗ trợ các mục tiêu của bạn, hãy sử dụng mô tả công việc đại diện dịch vụ khách hàng này để thông báo những gì bạn nên nêu trong hồ sơ của bạn. Bằng cách xem xét các ví dụ mô tả công việc, bạn sẽ có thể xác định các kỹ năng mềm và kỹ năng năng chuyên môn, thông tin doanh nghiệp và kinh nghiệm làm việc quan trọng nhất đối với nhà tuyển dụng trong lĩnh vực mục tiêu của bạn.

>>> Đọc thêm: 7 lỗi sai trầm trọng khi chăm sóc khách hàng qua điện thoại

Những kỹ năng tạo nên một nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp là gì?

1. Kỹ năng giao tiếp

Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng mà nhân viên phải có để có thể giao tiếp tốt với khách hàng. Tập trung vào vấn đề, nội dung câu chuyện, tránh hỏi lại quá nhiều. Ngoài ra, giọng nói của người nhân viên cần rõ ràng, dễ nghe, độ lớn vừa phải, tập trung hướng nhìn về phía khách hàng. Bên cạnh đó, việc lắng nghe hiệu quả cũng hết sức cần thiết.

2. Kỹ năng thuyết phục khách hàng

Khi mà sự cạnh tranh sản phẩm, dịch vụ ngày càng cao giữa các doanh nghiệp, công ty thì khả năng thuyết phục khách hàng chính là chìa khoá để lôi kéo khách hàng. Bạn phải làm cho khách hàng tin rằng sản phẩm, dịch vụ của bạn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trở lên.

3. Kỹ năng hiểu tâm lý khách hàng

Nắm bắt tâm lý và mong muốn của khách hàng luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu trong bất cứ chiến lược chăm sóc khách hàng nào. Mỗi khách hàng sẽ có các yêu cầu khác nhau, nhưng tất cả họ đều có một điểm chung là mong muốn được phục vụ tốt nhất. Chỉ khi nào bạn biết được khách hàng thực sự mong muốn những gì thì lúc đó bạn mới chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả và chu đáo nhất. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng giải quyết tình huống căng thẳng và gây ấn tượng với khách hàng. Tâm lý con người thường rất khó đoán, vì vậy để nắm bắt tâm lý khách hàng thì quả là quá trình khó cần người chăm sóc khách hàng phải thật nhanh nhạy và tinh ý.

4. Phân tích và đánh giá tình hình

Trong công việc chăm sóc khách hàng, có rất nhiều sự việc phức tạp và bất ngờ buộc chúng ta phải có khả năng phân tích và đánh giá tình huống. Đó có thể là một lỗi sai khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng hoặc khi họ không hài lòng với sự phục vụ của bạn mặc dù bạn nghĩ mình làm tốt.

Đừng chủ quan nghĩ rằng bạn sẽ không bao giờ mắc sai lầm bởi mọi việc dù được tính toán kỹ lưỡng đến đâu đi chăng nữa thì cũng có thể khiến bạn dễ rơi vào thế bị động khi gặp phải vấn đề khó. Khi điều này xảy ra, bạn sẽ phải đánh giá tình hình từ nhiều khía cạnh khác nhau để giúp bạn thấy được điểm mấu chốt của vấn đề, từ đó có những giải pháp hợp lý.

5. Kỹ năng quản lý thời gian

Nếu bạn là người có mục tiêu, biết sắp xếp công việc một cách khoa học thì bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn, có nhiều thì giờ để đảm bảo tất cả khách hàng của bạn đều được phục vụ. Đây là kỹ năng cần thiết cho bất kỳ công việc nào, đặc biệt trong ngành dịch vụ chăm sóc khách hàng bởi khách hàng luôn luôn muốn yêu cầu của mình được giải quyết nhanh chóng. Đối với nghề chăm sóc khách hàng việc quản trị thời gian là một trong những kỹ năng bạn cần phải có.

Bạn không thể dành quá nhiều thời gian cho khách hàng này mà quên mất khách hàng khác cũng đang cần bạn phục vụ, vì vậy hãy biết điều phối thời gian hợp lý để đảm bảo tất cả khách hàng của bạn đều được phục vụ, đừng để họ đến tìm bạn, chờ đợi bạn xong ra về trong thất vọng, khi đó họ sẽ không muốn quay lại tìm bạn thêm lần nào nữa. 

Mỗi ngày bạn chỉ có 24 tiếng và điều quan trọng là bạn biết dùng khoảng thời gian đó như thế nào sao cho thật khoa học. Một chuyên viên chăm sóc khách hàng thông minh là người biết sử dụng thời gian của mình hợp lý và hiệu quả nhất.

6. Kỹ năng làm chủ cảm xúc cá nhân

Đây là kỹ năng đòi hỏi bạn cần phải thường xuyên rèn luyện bởi cảm xúc là thứ khó điều khiến và kiểm soát. Chăm sóc khách hàng là nghề "làm dâu trăm họ", chính vì vậy bạn sẽ thường xuyên phải đối mặt với cơn giận dữ, yêu cầu vô lý của khách hàng. Khi gặp phải những khách hàng, bạn phải luôn nhắc nhở bản thân không để cảm xúc riêng của cá nhân chi phối công việc của mình. Một phút nóng giận hay một quyết định cảm tính của bạn có thể khiến khách hàng không bao giờ quay lại công ty bạn. Vì vậy, kể cả trong lúc bực tức, bạn cũng nên giữ bình tĩnh và nhanh chóng tìm ra cách giải quyết hợp lý.

7. Khả năng thích ứng linh hoạt

Với mỗi khách hàng, bạn sẽ gặp vô số tình huống bất ngờ đòi hỏi bạn phải có cách ứng xử linh hoạt, phù hợp. Điều này có nghĩa là phục vụ khách hàng vào mọi lúc họ cần, giải đáp thắc mắc và sẵn sàng cung cấp hỗ trợ khách hàng tốt nhất.  

Sự linh hoạt thể hiện trong việc lấy thông tin phục vụ khách hàng và luôn nỗ lực đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng trong thời gian nhanh nhất có thể. Bởi khách hàng rất ghét phải nghe từ “không” hay “việc này không thể thực hiện được”. Không phải lúc nào bạn cũng có thể nói “có” với khách hàng hay thực hiện chính xác những gì khách hàng muốn. Tuy nhiên, sẽ rất quan trọng khi bạn thể hiện sự năng động và linh hoạt trong công việc. Bạn hãy khéo léo dẫn dắt và đưa ra các lựa chọn có lợi cho khách hàng nhưng vẫn đảm bảo lợi ích cho công ty của bạn.

Tầm quan trọng của chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp

Có thể nhận thấy điều mà mọi khách hàng, dù là khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp, đều mong muốn hơn cả từ hàng hóa, dịch vụ mà họ mua là chúng phải hoàn toàn đáng tin cậy. Mặt khác, chăm sóc khách hàng không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ của các nhân viên bán hàng hay các nhân viên thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Bất kỳ cá nhân nào trong doanh nghiệp cũng phải thực hiện một nhiệm vụ nào đó cho một số người khác trong doanh nghiệp mình.

Giả sử trong dây chuyền khách hàng trên có một khâu nào đó bị gián đoạn, chẳng hạn khách hàng trung thành doanh nghiệp không được phục vụ tốt, anh ta sẽ không đủ điều kiện vật chất và tinh thần để phục vụ tốt khách hàng tiềm năng. Đến lượt khách hàng tiềm năng, do không được hài lòng nên cũng sẽ không đủ điều kiện vật chất và tinh thần để làm hài lòng khách hàng bên ngoài. Khi đó, doanh nghiệp sẽ mất khách hàng bên ngoài do các nhân tố bên trong. Vì vậy công tác chăm sóc khách hàng phải được mọi thành viên trong doanh nghiệp thực hiện nghiêm chỉnh và đồng bộ ngay từ bên trong doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Để trở thành nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp - Bạn cần gì?

Kết luận

Chăm sóc khách hàng là một trong những bước của chuỗi các quy trình bán hàng chuyên nghiệp nó không chỉ là một nghề mà nó còn là một nghệ thuật. Trong cuộc sống, những kỹ năng mềm sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc này và bạn phải hiểu bản chất chăm sóc khách hàng là gì? Vai trò và mục tiêu của nhân viên chăm sóc khách hàng. Từ đó bạn sẽ nắm được những kỹ năng, “mánh khoé” để giúp khách hàng có được những điều mà họ cần.